Les logiciels de bureautique sont pleinement installés dans l’environnement professionnel. Ils sont aujourd’hui devenus des facteurs de productivité inconditionnels pour tous les salariés. En revanche, près de 40 % de ces logiciels sont sous-exploités par des employés qui ne les maîtrisent pas parfaitement. Dans cet article, nous partageons avec vous 5 raisons pour lesquelles il est impératif de se former aux nouveaux outils bureautiques.
En 2015, le CREDOC publiait une analyse selon laquelle 8 français sur 10 possédaient un ordinateur à domicile. Pourtant, ils sont loin de maîtriser les outils bureautiques. En 2011, la France était classée en 20eme position en Europe, en matière de compétences informatiques. Un constat qui n’est pas sans répercussions sur la productivité d’un salarié et donc de l’entreprise.
Un gain de productivité
On estime que les entreprises françaises perdent en moyenne 135 heures de travail chaque année, faute d’utilisation des bons logiciels bureautiques. En effet, un salarié non ou mal formé aux outils informatiques mettra beaucoup plus de temps à produire ses rapports. Se former permet de gagner en productivité et donc de sauvegarder un temps précieux. En plus, la qualité des documents produits sera nettement meilleure, ce qui est un vrai plus pour le branding d’une entreprise.
Aujourd’hui, avant de pouvoir occuper un poste, il faut démontrer qu’on possède des aptitudes avérées en outils bureautiques. Cela est même devenu un critère de sélection, car cela influe sur la performance de l’entreprise. La méconnaissance des outils peut être un handicap dans le déroulement des activités.
Une réactivité et une employabilité accrue
Une personne ayant suivi une formation sera nettement plus réactive aux tâches qui lui sont confiées et elle sera beaucoup plus à l’aise dans son travail. Il en est de même pour l’employabilité. Une mauvaise connaissance des logiciels de référence comme Word, Excel ou PowerPoint en tant qu’assistante de direction ou commercial peut grandement freiner une carrière ou une embauche.
Des résultats indéniables
Certes, il est possible d’apprendre les bases d’un logiciel en autodidacte, néanmoins, cela ne remplace pas une formation en bonne et due forme. En effet, suivre une formation en ligne ou à distance permettra au salarié d’acquérir plus rapidement et plus durablement les fonctionnalités des logiciels qui évoluent généralement avec les versions. Suivre une formation spécifique permet de faire le lien entre les besoins en compétences des salariés et les fonctionnalités logicielles natives.
Un travail de qualité grâce aux outils bureautiques
Lorsqu’un salarié bénéficie d’une formation sérieuse en outils bureautiques, il acquerra une bonne maîtrise et vaquera à ses tâches facilement et produira un travail qualitatif. Qu’il s’agisse du personnel d’une grande entreprise ou d’une PME, l’informatique doit être au centre des tâches pour un résultat optimal.
Certains logiciels permettent en effet de réaliser des tâches avec un grand professionnalisme. Des tâches qui peuvent aller de la mise en forme d’un document, d’un courrier ou d’une présentation.
Un outil comme Excel, peut se révéler très performant selon le domaine. Il permet de réaliser les tâches suivantes :
- Meilleure exploitation des données,
- Réalisation des calculs très complexes,
- Gestion budgétaire grâce au tableau avec des numérotations automatisées
Le stockage de données
Une entreprise a besoin de stocker ses données, afin de pouvoir prouver son expérience à l’occasion. Le stockage des données d’une expérience professionnelle peut être difficile sans la maîtrise de l’outil bureautique. Ce qui permet de se rendre compte à quel point il est important d’avoir les bons outils et de maîtriser leur utilisation.
En sommes, loin d’être des accessoires surfaits, les outils bureautiques sont indispensables pour la prospérité d’une entreprise. Au-delà des diplômes et des compétences, il est bénéfique pour l’entreprise d’insérer la formation en informatique dans le programme de renforcement de capacité de leur effectif.
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